[:en]UX Advocacy in a University Context: Strategies and Tactics for Multiple Stakeholders[:zh]在大学环境中倡导用户体验:针对多个利益相关者的战略与战术[:KO]대학교 환경에서 UX에 대한 지지: 다수의 이해관계자들을 위한 전략과 전술[:pt]Apoio da experiência do usuário em um contexto universitário: estratégias e táticas para vários stakeholders[:ja]大学環境におけるUXの提唱:幾多の利害関係者に対する戦略と計画[:es]Apoyo de la experiencia de usuario en un entorno universitario: estrategias y tácticas para múltiples partes interesadas[:]

[:en]When you buy a new cat food, Eric Reiss once asked, who is the user––you or your cat? If the cat rejects the food, who is the user? The answer, of course, is that both you and the cat are users, but within different contexts.

Working for a large institution such as government, corporation, or university (which is the focus of this article) requires the perspectives of both the cat and owner. Due to the nature of a governance framework that sets policies, applies standards, and rules a large number of departments, there is much more to deal with than designing for a clearly-identifiable user.

There is a whole other area that requires designing for those who will address the users. In a government context, for example, this might include journalists, developers, designers, lobbyists, educators, psychologists, public relations companies, and marketing departments.

So if we think that the final user is the cat and the intermediate user is the cat owner, we should aim at both. Because the cat does not survive without the cat owner. Or better said, the experience is much better when the cat owner understands the needs and the processes of the cat!

Our Directorate of UX and Digital Strategy faced this big challenge when we were tasked with building an interconnected information system for the more than 520 websites in our university in Chile (Universidad Católica de Chile).

Our users were not just the exchange student, the researcher, or the kid out of high school wanting to study engineering or law. Our users were also the more than 80 website administrators, webmasters, coders, designers, journalists, researchers, professors, and secretaries who coordinate 520 different websites at various URLs using different content management systems (CMSs). They needed to understand why it was important to give the user a good experience, how that experience was going to enhance their web metrics, and how best to advocate for the final goal (whatever that might be).

How would we address this challenge? We developed a five step formula that was a combination of user experience and internal communication methodologies. Here is how it goes:

  1. Build a user schema
  2. Build personas of the external and internal users
  3. Analyze and explore main UX issues
  4. List the UX issues to solve
  5. Develop a map of influence and find the right advocates among the internal users

Build a User Schema

The first thing to do was to list all the stakeholders (internal and external). We started from top to bottom, identifying the external users with the help of University Board and the internal users with the administrative departments.

We mixed internal and external users using a Stakeholder Map technique (Figure 1). We chose this kind of diagram as it shows relationships in a hierarchical way. Latin American universities (and universities in general) tend to view relationships in a hierarchical scheme, but this would show them that in UCD, hierarchies are not organizational but are product-related, with the user at the center of the diagram.

Given that explanation, the outer circle was shown as less related to the website and the inner circle as closely and directly related to it. The left half would have the internal users and the right half would have the external users. Depicting the problem this way could establish that even though the presidency and vice presidencies of the university were relevant stakeholders, they were much further removed from the center than the webmasters or content developers, who had a direct relationship with the users and were at the center of the diagram. This diagram was a fantastic way to visualize more effectively which internal user we needed to address in order to get to the solution that was going to enhance the experience of the external user.

concentric circles divided into quadrants.

Figure 1. A Stakeholder Map template (Credit: Smaply.com).

Build Personas of the External and Internal Users

From the Stakeholder Map we started to build personas for internal and external users. We used the same techniques for both: Observation, Web Analytics, and Interviews. We discovered that we had similar insights for both types of users.

External user personas

After a set of meetings that clarifyied the goals for the desktop and mobile sites, we could cluster the users into six groups: Future Undergraduate Student; Future Graduate Student; Current Student; Alumni; Staff Member; Academic/Professor.

There were other profiles in the Stakeholder Map, but we removed them as they were not directly related to the main goal of the corporate site, which is to extend the university role within the local and global society and build an inner community according to the mission and values of the organization.

From these groups we developed a set of personas. The result was a set of six personas and their corresponding scenarios.

  • Future Undergraduate Student: High school kids that were getting ready to go into university
  • Future Graduate Student: Local and foreign students for graduate programs (mainly master’s and doctoral studies)
  • Current Student: Students of all majors and minors in the university
  • Alumni: Former students of the university, either from undergraduate or graduate studies
  • Staff Member: All the administrative and academic staff members from the university
  • Academic/Professor: Academics and professors from all faculties. This role included researchers, as academics are asked to research as one of their duties.

Internal user personas

As for external users, we drew a map of the people who were the internal users of the website from a website management and administrative point of view.

In that process we discovered that the technical changes were much easier to discuss than the political ones, something that seems obvious but was proven by these insights. And also that there were changes that were easy from a technical perspective, but very difficult from a political one. So we needed to address both technical and political profiles to make those changes.

Following this insight, we clustered these internal users into three main groups:

  • Strategic group: Leaders, decision makers, and strategic planners. Usually faculty deans or members of the presidency and vice presidency.
  • Tactical group: Mid-lever decision makers. Product owners and project managers. Usually academic and administrative unit leaders.
  • Operational group: Our main internal audience. Webmasters, coders, web administrators, journalists, designers, and product developers.
Photograph and text describing the persona in Spanish.

Figure 2. Example of a persona for external users.

Analyze and Explore Main UX Issues

As the corporate website sets the standard for all the others, we decided to do a separate UX evaluation for its internal and external users.

For internal users, we used an interview technique with a standard questionnaire. In two months, we were able to interview more than 80 stakeholders (including the university president) and develop a fairly accurate portrait of them. Just as we built the personas, the results could coincidentally be clustered in the same three groups as the personas. We established that the UX issues were clustered in three main categories:

  • Strategic issues: Obtained exclusively from strategic personas
  • Tactic issues: Obtained mostly from tactical and strategic personas
  • Operational issues: Obtained mostly from operational and tactical personas

For external users using our external personas, we conducted usability testing of the website using a task analysis technique. We had six sets of different personas (Undergraduate Student, Future Graduate Student; Current Student; Alumni; Staff Member; Academic / Professor) and we did two types of task analysis:

  • Global tasks: Common and general tasks for all personas related to the mission of the university and applicable to any website within the university.
  • Specific tasks: Different tasks, established in relation to the specific persona and their goal within the organization.

This analysis gave also their corresponding set of results:

  • Global Tasks were related to strategic issues
  • Specific Tasks were related to tactical and operational issues.

Specific tasks gave us more detailed input about what was going on within certain user types and goals, and global tasks gave us the input to list generic and strategic UX problems that were applicable to all the websites of the university.

List the UX Issues to Solve

With both results at hand (interviews and user tests), we randomly listed all the UX issues found. As we were listing them, we discovered a lot of issues that were technical (button colors, for example) and a lot more related to political changes (tags and titles related to program names that were not understood by general users, for example).

Again, UX issues types were related to the type of internal persona that was needed to solve the UX issue. For that reason, we decided to cluster the user experience issues into the same personas categorization:

  • Operational issues: Those whose solution was exclusively a technical change, and that needed both tactical and political/strategic approval.
  • Tactical issues: Those whose solution needed, as well as technical change, a political movement to approve the decision.
  • Strategic Issues: Those ones whose solution was exclusively a top of the line or political decision.

This clustering allowed us also to assign who was in charge of making the change, whether it was the design and IT team in an operational or tactical role, or the strategy team, related directly to the presidency or vice presidency of the university.

We also found that there was a correlation between the type of task and the internal persona assigned to solve it. Whereas UX issues relating to global tasks were much more likely to be solved by strategic personas, issues related to specific tasks could be solved by tactical and operational ones. (A flow chart is shown in Figure 3.)

This finding gave us a really good starting point to establish the solutions for UX issues at a global and strategic level as a standard for all 520 university sites.

In the diagram, global tasks map to strategic UX issues and personas. Specific tasks may be tactical or operational, mapping to tactical or operational personas.

Figure 3. Relationship between UX issues and internal problem solver personas.

Develop a Map of Influence and Find the Right Advocates Among the Internal Users

Having solved the global UX problems, we needed to address the specific and operational ones. The people in charge of solving these UX issues had unequal roles in the hierarchy of the organization. Some people had the internal power to make changes immediately, but some of them did not. Sometimes the webmaster could be an enthusiastic professor or a school director with all the internal power, and sometimes it could be a secretary who reported to someone who was not even interested in the UX problems.

In that scenario, we needed to find allies. We used the Map of Influence methodology to develop a scheme where we could find the right advocates within the persona groups to ensure that the changes needed were actually done. With this chart we could control and monitor the changes the unit needed to do. (See Figure 4)

A matrix showing the influence between different roles within an organization (in Spanish).

Figure 4. Map of Influence methodology. (Credit: Manual de Metodologías Participativas. Observatorio Internacional de Ciudadanía y Medio Ambiente Sostenible, Madrid, España)

We chose communicators (mainly journalists) to be advocates as they were the ones who had the skills and empathy with the different departments and they knew the right people to address within the organization. Most of them came from the university Web Communications Department, others from the Library, as they also had a service oriented approach towards the organization.

During an entire year, we trained theses advocates to understand why fixing the UX of their site would make a major improvement in communications with their users. Web analytics, HTML design, social media, and content strategy were some of the areas in which we trained these advocates.

Having been through this process, we are now delivering the results. We can tell that in the two years during which we have been running the project, we have achieved great success. UX for universities is reflected in web university rankings and we have been improving our ranking. We have increased visits, lowered the bounce rate, and improved use of digital channels among our users.

We still have a lot more to do, but we have proven to ourselves that paying attention to both the cat and its owner provides the best meow nowadays![:zh]确保整个大学内 520 个独立网站都有良好的用户体验,需要深思熟虑。将利益相关者划分为外部用户和内部用户,建立相关人物角色,并进行有目标的研究,从而产生成功的结果。

作者将其工作重点放在了解对于外部用户的用户体验具有最重要的影响的那些内部用户上面。他们确定了战术、战略和操作问题,并采取了深思熟虑的分步流程来改善全系列网站。

文章全文为英文版[:KO]대학 내 520개의 개별적인 웹사이트 간에 우수한 사용자 경험을 얻기 위해서는 깊이 생각한 접근 방식이 필요합니다. 내/외부의 사용자들 사이로 이해관계자들을 끼워 넣고, 관련된 페르소나를 만들어내고, 목표로 하는 연구를 수행하여 성공적인 결과를 이루어냈습니다.

저자들은 외부 사용자들을 위해 사용자 경험에 가장 많은 영향을 끼친 내부 사용자들을 파악하는 데 노력을 집중했습니다. 내부 사용자들은 전술, 전략, 운영상의 문제점들을 찾아내어 전체 웹사이트를 개선하기 위해 깊이 숙고한 단계적 과정에 착수하였습니다.

전체 기사는 영어로만 제공됩니다.[:pt]Garantir uma boa experiência do usuário em 520 websites individuais dentro de uma universidade exige uma abordagem bem pensada. A separação de stakeholders em usuários externos e internos, criação de um conjunto de personalidades relevantes e condução de pesquisas direcionadas, produziram um resultado bem-sucedido.

Os autores concentraram os esforços em compreender os usuários internos que exerciam o maior impacto na experiência de usuário para usuários externos. Identificaram problemas táticos, estratégicos e operacionais e foram responsáveis por um processo detalhado e planejado para melhorar todo o conjunto de websites.

O artigo completo está disponível somente em inglês.[:ja]一つの大学における520もの個々のウェブサイトにおいて優れたUXを徹底させるには、熟考されたアプローチが必要となる。利害関係者を内部ユーザーと外部ユーザーに振り分け、適当なペルソナを作成し、標的化された研究を実施することが、良い結果をもたらした。

作成者たちは、外部ユーザーのUXに最も影響を与える内部ユーザーを理解することに努力を集中した。彼らは戦術・戦略・運営上の問題を見極め、熟考されたプロセスを一つ一つ実行することにより、一連のウェブサイトを全体的な改善へと導いた。

原文は英語だけになります[:es]Alguna vez Eric Reiss preguntó, cuando le compras comida nueva a tu gato, quién es el usuario – ¿tú o tu gato? La respuesta, por supuesto, son ambos, tanto tú como tu gato son usuarios, pero en contextos diferentes.

Trabajar para una gran institución, tal como el gobierno, una corporación, o una Universidad (que es el foco de este artículo) requiere disponer de las perspectivas tanto del gato como de su dueño. Por su naturaleza, un gobierno diseña políticas, aplica estándares, y norma una serie de departamentos, por lo que hay muchas más materias con las que lidiar que cuando se diseña para un usuario que se encuentra claramente identificado.

Hay toda un área que implica diseñar para quienes se van a dirigir a los usuarios finales. En un contexto de gobierno, por ejemplo, esto puede incluir a comunicadores, diseñadores, lobistas, educadores, psicólogos, compañías de relaciones públicas y departamentos de marketing.

Entonces, si pensamos que el usuario final es el gato y el usuario intermedio es el dueño del gato, debemos dirigirnos a ambos. Porque el gato no sobrevive sin su dueño. O mejor dicho, la experiencia es mucho más exitosa cuando el dueño del gato entiende las necesidades y procesos del gato.

La Dirección de Medios Digitales y Experiencia de Usuario enfrentó este gran desafío cuando se nos pidió construir un sistema interconectado de información para los más de 520 sitios de nuestra Universidad en Chile (Universidad Católica de Chile, www.uc.cl).

Nuestros usuarios no eran solo el estudiante de intercambio, el investigador, o el chico recién salido de secundaria que quería estudiar Ingeniería o Leyes. Nuestros usuarios, también, eran los más de 80 administradores de sitios, programadores, diseñadores, comunicadores, investigadores, académicos y secretarias que coordinan los más de 520 sitios web en distintas URLs y usando diferentes sistemas de administración de contenidos (CMSs). Ellos necesitaban entender por qué era importante darle una Buena experiencia al usuario final, cómo esa experiencia iba a mejorar sus métricas web, y cómo enfrentar el objetivo final (cualquiera que ese fuera).

¿Cómo íbamos a enfrentar ese desafío? Pensamos en una fórmula de cinco pasos, una combinación de técnicas de Experiencia de Usuario y metodologías de Comunicación Interna. Aquí describimos cómo lo hicimos:

  • Construye un Mapa de Usuarios
  • Crea personas de los usuarios internos y externos
  • Analiza y explora los principales desafíos de Experiencia de Usuario
  • Haz una lista de problemas de Experiencia de Usuario a resolver
  • Desarrolla un mapa de influencia y descubre quiénes son los embajadores correctos entre los usuarios internos

1. Construye un Mapa de Usuarios

La primera cosa que hicimos fue listar a todos los involucrados en el problema (internos y externos). Comenzamos desde arriba hacia abajo, identificando a los usuarios externos con la ayuda del Directorio de la universidad, y a los internos, con los departamentos administrativos.

Mezclamos usuarios internos y externos usando la técnica del Mapa de Usuarios (Stakeholder Map) (Figura 1). Escogimos este tipo de diagrama ya que muestra las relaciones en una manera jerárquica. Las universidades latinoamericanas (y las universidades en general) tienden a ver las relaciones en un esquema jerárquico, esto también les demuestra que en enfoques de Diseño Centrado en el Usuario, las jerarquías no son organizacionales sino relativas al producto y ponen al usuario al centro del diagrama.

Dada esa explicación, se puede apreciar que el círculo más externo estaba menos relacionado al sitio y el más interno, más y directamente relacionado. La mitad izquierda del diagrama muestra a los usuarios internos y la derecha a los externos. Al mostrar el problema así, pudimos establecer que si bien la Presidencia y la Vicepresidencia de la Universidad son usuarios relevantes, estaban mucho más lejos del centro del problema que los webmasters o productores de contenido, que sí tenían relación directa con los usuarios y se encontraban al centro del diagrama. El diagrama fue una manera fantástica de visualizar efectivamente con qué usuarios internos necesitábamos trabajar para poder lograr soluciones que le permitieran mejorar la experiencia al usuario externo.

Círculos concéntricos divididos en cuadrantes

Figura 1. El diagrama de Mapa de Usuarios (Crédito: Smaply.com)

2. Construye personas de los usuarios externos e internos

A partir del Mapa de Usuarios, comenzamos a construir personas para los usuarios internos y externos. Usamos la misma técnica para ambos: Observación, Analítica Web y Entrevistas Personales. Así descubrimos que teníamos antecedentes similares para ambos tipos de usuarios.

Personas de usuarios externos

Después de una serie de reuniones y de haber establecido cuáles eran los objetivos que debían cumplir los sitios para la versión escritorio y móvil, agrupamos a los usuarios en 6 grupos: Futuro Alumno de Pregrado; Futuro Alumno de Postgrado; Alumno; Ex Alumno; Administrativo; Académico / Profesor.

Había otros perfiles en el Mapa de Usuarios, pero fueron eliminados ya que no estaban directamente relacionados con el objetivo principal del sitio corporativo que es difundir el rol público de la universidad en el entorno local y la sociedad global y construir una comunidad interna acorde a la misión y los valores de la organización.

A partir de estos grupos, desarrollamos un grupo de personas. El resultado fueron 6 personas y sus escenarios correspondientes.

  • Futuro Alumno de Pregrado: Chicos de secundaria listos para entrar a la Universidad.
  • Futuro Alumno de Postgrado: Estudiantes locales y extranjeros de programas de Postgrado (en su mayoría estudios de Magíster y Doctorado)
  • Alumno: Estudiantes de los programas de estudio de la Universidad.
  • Ex Alumno: Antiguos estudiantes de la Universidad, tanto de estudios de Pregrado y Postgrado.
  • Administrativo: Todos los funcionarios administrativos y miembros académicos de la universidad
  • Académico / Profesor: Académicos y profesores de todas las Facultades. Este rol incluyó investigadores, ya que los académicos tienen definida la investigación como una de sus labores.

Personas de usuarios internos

Para los usuarios externos, dibujamos un mapa de quienes eran los usuarios internos desde una perspectiva de administración de contenidos y del sitio como tal.

En ese proceso descubrimos que hacer cambios de asuntos técnicos era mucho más fácil de decidir que hacer cambios de cuestiones políticas, algo que parecía obvio, pero que logró ser comprobado por estas observaciones. También descubrimos que algunos cambios que eran relativamente fáciles de hacer desde una perspectiva técnica, eran muy difíciles de decidir desde el punto de vista político. De esta manera, necesitábamos llegar a los perfiles de quienes realizaban los cambios tanto desde el punto de vista técnico como del político.

Siguiendo este raciocinio, agrupamos a los usuarios internos en 3 grupos principals:

  • Grupo Estratégico: Líderes, tomadores de decisión y planificadores estratégicos. Generalmente Decanos de Facultades, miembros del Directorio de la universidad, tanto de la Presidencia como de las Vicepresidencias.
  • Grupo Táctico: Tomadores de decisión de nivel medio. Jefes de producto y jefes de proyecto. Generalmente académicos y jefes de unidades administrativas.
  • Grupo Operacional: Nuestra audiencia interna principal. Webmasters, programadores, administradores, comunicadores, diseñadores y desarrolladores.
Foto y texto describiendo la persona

Figura 2. Ejemplo de una persona de usuarios externos

3. Analiza y explora los principales problemas en la Experiencia de Usuario

Como el sitio corporativo es el que dicta las normas y estándares para todos los demás sitios de la universidad, decidimos hacer una evaluación por separado de la Experiencia de Usuario del sitio corporativo tanto para los usuarios internos como los externos.

Para los usuarios internos, usamos la técnica de entrevistas con un cuestionario estándar. En dos meses pudimos entrevistar más de 80 usuarios involucrados en el problema (incluido el Presidente de la universidad) y obtuvimos un retrato bastante exacto de ellos. En la medida que construíamos las personas, dedujimos que los resultados podían ser agrupados en los mismos tres grupos que las personas de la agrupación anterior. Así, establecimos que los problemas de Experiencia de Usuario se agrupaban en tres categorías principales:

  • Aspectos estratégicos: Obtenidos exclusivamente de personas estratégicas.
  • Aspectos Tácticos: Obtenidos en su mayoría de personas tácticas y estratégicas.
  • Aspectos Operacionales: Obtenidos en su mayoría de personas operacionales y tácticas.

Para usuarios externos, usamos nuestras personas externas y les hicimos pruebas de usabilidad del sitio utilizando la técnica de análisis de tareas. Teníamos un grupo de 6 personas diferentes (Futuro Alumno de Pregrado; Futuro Alumno de Postgrado; Alumno; Ex Alumno; Administrativo; Académico / Profesor) y los hicimos realizar dos tipos de tareas:

  • Tareas Globales: Tareas comunes y generales para todas las personas, relacionadas con la misión de la Universidad y generales a toda la universidad.
  • Tareas Específicas: Diferentes tareas, relacionadas con la persona específica y su objetivo en relación a la organización.

Este análisis entregó también un grupo de resultados equivalente:

  • Las Tareas Globales estuvieron relacionadas con Aspectos Estratégicos.
  • Las Tareas Específicas estuvieron relacionadas con aspectos Tácticos y Operacionales.

Las tareas específicas nos dieron resultados específicos con lo que sucedía con ciertas tipologías de usuarios, mientras que las tareas globales nos dieron resultados que podían ser agrupados en problemas genéricos y estratégicos en la Experiencia de Usuario y podían ser aplicados a todos los sitios de la Universidad.

4. Lista los problemas de Experiencia de Usuario que debes solucionar

Con ambos resultados en la mano (entrevistas y pruebas de usabilidad), hicimos una lista de todos los problemas de Experiencia de Usuario que encontramos. Mientras los listábamos, descubrimos que habían muchos aspectos que eran técnicos (por ejemplo, colores de los botones) y otros tantos relativos a cambios políticos (etiquetas y títulos de contenidos de programas de estudio que no eran entendidos por la mayoría de los usuarios, por ejemplo).

Nuevamente, los problemas de Experiencia de Usuario se relacionaban con el tipo de usuario interno que se necesitaba para resolver el problema. Por esa razón, decidimos agrupar los problemas de Experiencia de Usuario en las mismas categorizaciones de las personas:

  • Problemas Operacionales: Aquellos cuya solución era exclusivamente un cambio técnico y que necesitaba tanto la aprobación táctica como la política/estratégica para que se implementara.
  • Problemas Tácticos: Aquellos cuya solución necesitaba un cambio técnico, pero también un movimiento político para aprobar la decisión que se implementara.
  • Problemas Estratégicos: Aquellos cuya solución estaba exclusivamente en el ámbito de las decisiones políticas.

Esta agrupación nos permitió asignar quién era el responsable de hacer el cambio, los equipos de Diseño o TI en roles Operacionales o Tácticos; o el equipo Estratégico, relacionado directamente con la Presidencia o Vicepresidencias de la Universidad.

También descubrimos que había una correspondencia entre el tipo de tarea y el usuario interno que estaba asignado para resolverla. Mientras que los problemas de Experiencia de Usuario relacionados a tareas globales estaban más relacionados con las personas estratégicas, los relacionados a tareas específicas podían ser solucionados por personas tácticas y operacionales. Así se ve en el diagrama de flujo de la Figura 3.

Este descubrimiento nos dio un gran punto de partida para establecer las soluciones a los problemas de Experiencia de Usuario en un nivel global y estratégico como estándar para los 520 sitios de la Universidad.

Un diagrama mostrando la relación entre los problemas de Experiencia de Usuario que sufren los usuarios externos y qué usuarios internos son capaces de resolverlos.

Figura 3. Correspondencia entre los problemas de Experiencia de Usuario y las Personas Responsables de Solucionar Problemas Internamente

5. Desarrolla un mapa de influencia y encuentra a los embajadores correctos entre tus usuarios internos

Habiendo solucionado los problemas globales de Experiencia de Usuario, necesitábamos solucionar los específicos y operacionales. Sin embargo, las personas a cargo de resolver los problemas de Experiencia de Usuario tenían roles desiguales en la jerarquía de la organización. Algunos tenían las facultades internas para poder hacer los cambios inmediatamente, pero otros no. A veces el webmaster podía ser un profesor entusiasta o un Director de Escuela con todo el poder interno, y otras veces podía ser una secretaria que le reporta a un jefe que no podía haber estado siquiera interesado en los problemas de Experiencia de Usuario.

En ese escenario, necesitábamos encontrar aliados. Usamos la metodología del Mapa de Influencia para desarrollar un esquema donde pudiéramos encontrar los embajadores adecuados en los grupos de personas que nos permitieran asegurar que realmente se hicieran los cambios que se necesitaban hacer. Con este diagrama podríamos controlar y monitorear los cambios que debían hacer las unidades (Fig 3).

Una matriz que muestra la influencia de los distintos roles dentro de la organización

Figura 4. Metodología de Mapa de Influencia. Crédito: Manual de Metodologías Participativas. Observatorio Internacional de Ciudadanía y Medio Ambiente Sostenible, Madrid, España

Escogimos a los comunicadores (principalmente periodistas) para ser los embajadores de los cambios ya que ellos eran quienes tenían las habilidades y la empatía con los diferente departamentos, y ellos conocían a la gente adecuada a la cual acudir dentro de la organización. La mayoría de ellos provenía del Departamento de comunicaciones Digitales de la Universidad, y otros de la Biblioteca, ya que la Biblioteca también tiene una orientación al servicio dentro de la organización.

Durante todo un año, capacitamos a estos embajadores en entender por qué mejorar los problemas de Experiencia de Usuario de su sitio iba a mejorar enormemente las comunicaciones con sus usuarios. Analítica web, diseño HTML, redes sociales, estrategia de contenidos, fueron algunas de las áreas en las cuales los capacitamos.

Habiendo pasado este proceso, hoy estamos viendo los resultados. Podemos decir que en los dos años del proyecto, hemos logrado un gran éxito. La Experiencia de Usuario en universidades se refleja en rankings de universidades web y hemos mejorado constantemente nuestra posición en estos rankings. Hemos aumentado las visitas de nuestros usuarios, reducido la tasa de rebote y mejorado el uso de canales digitales entre nuestros usuarios.

Aún tenemos mucho que hacer, pero nos hemos probado a nosotros mismos que escuchar tanto al gato como a su dueño es el mejor maullido hoy en día.[:]

Gutiérrez, C., Yáñez, A. (2016). [:en]UX Advocacy in a University Context: Strategies and Tactics for Multiple Stakeholders[:zh]在大学环境中倡导用户体验:针对多个利益相关者的战略与战术[:KO]대학교 환경에서 UX에 대한 지지: 다수의 이해관계자들을 위한 전략과 전술[:pt]Apoio da experiência do usuário em um contexto universitário: estratégias e táticas para vários stakeholders[:ja]大学環境におけるUXの提唱:幾多の利害関係者に対する戦略と計画[:es]Apoyo de la experiencia de usuario en un entorno universitario: estrategias y tácticas para múltiples partes interesadas[:]. User Experience Magazine, 16(1).
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